役員や従業員に「出張手当」を支給すると、「法人」と「役員・従業員」どちらにもメリットがあります。
法人にとっては、法人税法上、その支給額は経費になりますし、消費税法上は、課税仕入となります。
役員・従業員にとっては、その支給された出張手当は、所得税・住民税・社会保険料の対象とはならないため、全額まるまる受け取ることができます。
ただし、このようなメリットを受けるためには、出張旅費規程を作成し、その規程にのっとって、出張手当を支給する必要があります。
ちなみに、個人事業主では、この方法は使えません。
出張手当とは？
「通勤手当」については、どなたも馴染みが深いのではないでしょうか。給料と一緒に会社から支払われることが一般的な手当で、一定額までは所得税が非課税となります。
「出張手当」も会社から支払われる手当であることは同じですが、こちらは1回の出張につき、出張旅費規程で定められた金額が支払われます。
この出張旅費規程で定められた「出張手当」については、法人の経費となり、また、受け取った側においては、所得税・住民税が非課税となり、社会保険料の計算においても対象外となります。
新幹線代、飛行機代、ホテル代などは実費精算をし、「出張手当」を別途支給することになります。
出張旅費規程とは？
上記のように、「出張手当」を会社の経費にし、受け取った側については非課税とするためには、社内において「出張旅費規程」を作成しなければなりません。
出張旅費規程には、以下のことを盛り込む必要があります。
- 役員、従業員を問わず、全社員が対象であること
- 役職ごと、出張先ごと（国内の場合、海外の場合 etc.）の出張手当の金額
- 実費精算する交通費・宿泊費の役職ごとの上限金額など
出張の申請方法や旅費の精算方法など
交通費・宿泊費の上限や、出張手当の金額については、特に法律上の定めはありませんが、常識的な金額でないと税務調査等で否認されてしまう可能性があります。では、常識的な金額とはいくらくらいなのでしょうか。
次の金額は一例ではありますが、小規模な法人については、このくらいの金額が「常識的な金額」ではないでしょうか。
- 日帰り出張の場合の出張手当、役員：4,000円程度、従業員：2,000円程度
- 宿泊出張の場合の出張手当、1日あたり、社長：5,000円程度、従業員：2,500円程度
- 宿泊費の上限については、役員：13,000円程度、従業員：9,000円程度
- 交通費については、例えば特急列車の場合、役員はグリーン車への乗車を認めるが、従業員は認めない etc.
社長ひとりの会社でも出張旅費規程を作成し出張手当を支払うことは可能か？
はい、可能です。
最後に
出張旅費規程、作成する事務的負担はありますが、節税メリットも大きいです。
一度整備してしまえば、あとはその規定にそって手当を支給するだけですので、事業が軌道に乗ったタイミングで出張旅費規程を作成することをおすすめします。